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Linqo GmbH
Wittenbergplatz 1
10789 Berlin
Elektronisches Fahrtenbuch
Mit unserer Fahrtenbuch-Lösung können Sie sich das zeitaufwändige Fahrten-Tracking von Hand sparen und sicherstellen, dass alle Steuervorschriften ordnungsgemäß eingehalten werden. Die Journey-App ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, private und geschäftliche Reisen effektiv zu verwalten und genaue Berichte zu erstellen.
Die Vorteile der Verwendung eines digitalen Fahrtenbuchs
Mit einem digitalen Fahrtenbuch sparen Sie wertvolle Zeit und überlassen Sie langwierige manuelle Dokumentation von geschäftlichen und privaten Fahrten dem Tool.
Sie minimieren den Aufwand für das Fahrten-Tracking auf ein paar Klicks auf Ihrem Handy.
Sie verwalten alle wichtigen Informationen zeitsparend an einer Stelle.
Sie überwachen den Status Ihrer Fahrzeuge und mögliche Problemfälle ganz bequem mit digitalen Berichten.
Digitales Fahrten- management
Sparen Sie wertvolle Zeit mit einem digitalen Fahrtenbuch und überlassen Sie die langwierige, manuelle Dokumentation von geschäftlichen und privaten Fahrten dem Tool.
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist eine gesetzliche Verpflichtung und dokumentiert Fahrten mit Geschäftsfahrzeugen. Eine genaue Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Privatfahrten spart Steuern und schützt vor möglichen Bußgeldern. Unsere Lösung bietet eine bequeme Möglichkeit zur automatischen Aufzeichnung von Fahrten und zur vorschriftsmäßigen Dokumentation aller Informationen für staatliche Behörden. Erhalten Sie genaue Angaben zu Ihren Kilometern und melden Sie Ihre Steuern bei den Steuerbehörden an.
Bequeme Bedienung mit der Journey-App
Minimieren Sie den Aufwand für die Überwachung von Fahrten – ein Handy reicht aus.
Die Journey-App ist eine mobile Anwendung, die keine Installation oder zusätzliche Geräte zur Identifizierung erfordert. Sie funktioniert automatisch, ist sofort einsatzbereit und mit jedem GPS-Ortungsgerät kompatibel. Weisen Sie einfach Ihre Mitarbeiter*innen zu und fertig! Unterscheiden Sie mit einem einzigen Klick zwischen Geschäfts- und Privatreisen. Erstellen Sie konsistente und genaue Aufzeichnungen und Berichte über Fahrten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspraktiken den geltenden Steuervorschriften entsprechen und verringern Sie so das Risiko von Fehlern und Bußgeldern.
Verschiedenste Datentypen
Sparen Sie Zeit und verwalten Sie alle wichtigen Informationen an einer Stelle.
Mit Linqo können Sie alle Fahrdaten Ihrer Mitarbeiter*innen einsehen, einschließlich Fahrzeugtyp, Führerschein, Geschwindigkeit, Ruhepausen, Lenkzeiten, gefahrene Strecke, Art der Fahrten usw. Darüber hinaus gibt die Registrierung Aufschluss darüber, wie Ihr Fuhrpark genutzt wird. Auf der Grundlage der gesammelten Daten erstellt Linqo benutzerdefinierte Berichte für Ihre spezifischen Bedürfnisse und Geschäftsanforderungen. Alternativ können Sie vorgefertigte Vorlagen und Templates nutzen, die gemeinsam mit Kund*innen von Linqo entwickelt wurden.
Inspektionsberichte für Fahrzeuge
Überwachen Sie den Status Ihrer Fahrzeuge und mögliche Problemfälle ganz bequem dank der Erstellung digitaler Berichte.
Sorgen Sie mit der Journey-App für reibungslose, digitalisierte Prozesse für Inspektionen und Wartungen. Füllen Sie Inspektionsberichte für Fahrzeuge online aus und überwachen Sie häufige Problemfälle Ihrer Flotte bei jedem Wechsel der Fahrer*innen. Durch die Echtzeit-Berichterstattung über die Fahrzeugverfügbarkeit können Sie die Reaktionszeit minimieren. Außerdem erhöht dies die Verkehrssicherheit Ihres Fuhrparks.
Einhaltung des deutschen Rechts
Einhaltung des deutschen Gesetzes
In Deutschland spielen Daten aus einem digitalen Fahrtenbuch eine wichtige Rolle bei der Einhaltung der steuerlichen Vorschriften für Dienstwagennutzer*innen. In diesem Fahrtenbuch werden die Einzelheiten jeder Fahrt aufgezeichnet: Anfangs- und Endzeiten, zurückgelegte Entfernungen und der Zweck der jeweiligen Fahrt. Die Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten ist für steuerliche Zwecke von zentraler Bedeutung. Wenn ein Auto privat genutzt wird, kann es als geldwerter Vorteil steuerlich geltend gemacht werden. Das digitale Fahrtenbuch bietet durch die Bereitstellung detaillierter Fahrdaten einen klaren Überblick über die Nutzung des Fahrzeugs. In der Steuererklärung helfen diese Daten bei der Überprüfung der Angaben zum Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung, so dass genaue Steuerabzüge gewährleistet sind. Im Falle einer Steuerprüfung dient das digitale Fahrtenbuch außerdem als zuverlässiger und präziser Nachweis für die Einhaltung der Steuervorschriften.
Sicherheit und Zuverlässigkeit
Das digitale Fahrtenbuch ermöglicht eine Datenübertragung in Echtzeit, was sowohl die Sicherheit als auch die Zuverlässigkeit erhöht. Diese Funktionalität stellt sicher, dass alle Mitarbeiter*innen nur auf ihre eigenen Daten zugreifen können, wodurch eine unbefugte Einsichtnahme oder ein Missbrauch von Informationen verhindert wird. Das Fahrtenbuch bietet einen individuellen Zugang, der den Schutz persönlicher Daten priorisiert und somit den strengen Datenschutzstandards entspricht. Jeder Eintrag wird unmittelbar aktualisiert und ist eindeutig auf die einzelnen Benutzer*innen zugeschnitten, so dass die Mitarbeiter*innen auf die Vollständigkeit und Geheimhaltung ihrer Daten vertrauen können. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen der Nutzer*innen, sondern auch die Integrität des Systems insgesamt.
In jedem Format und auf allen Geräten
Format und Gerät
Mit der Journey-App wird Flexibilität in der Verwaltung von Fahrtenbüchern neu definiert. Sie wurde entwickelt, um Ihren dynamischen Bedürfnissen gerecht zu werden und kann sowohl auf Smartphones als auch auf PCs problemlos installiert werden. Ganz gleich, ob Sie unterwegs oder an Ihrem Arbeitsplatz sind, der Zugriff auf Ihre Daten im Fahrtenbuch ist jederzeit möglich. Doch das ist noch nicht alles. Aufgrund der vielfältigen Anforderungen moderner Fachleute unterstützt die App das Herunterladen von Daten in verschiedenen Formaten, darunter PDF, XLSX und mehr. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Berichte in dem Format erstellen, anzeigen und weitergeben können, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Dies wiederum vereinfacht die Darstellung und Auswertung von Daten.
Fehlermanagement
Optimieren Sie die Berichterstattung über Störungen im und am Fahrzeug.
Die Journey Tracks-App verbessert die Fahrzeugwartung, indem sie einen Überblick über ungelöste Probleme und eine Möglichkeit zum Einreichen neuer Fehlfunktionen innerhalb der App bietet. Für die Fahrer*innen wird es dadurch einfacher, Probleme in Echtzeit zu melden. Darüber hinaus vereinfacht die Option "Störung" in den Fragebögen den Meldeprozess bei Inspektionen. Mit dieser Funktion lassen sich Störungen an Fahrzeugen effizienter verfolgen und beheben, so dass der Fuhrpark in optimalem Zustand bleibt.
Die meist gestellten Fragen und Antworten zum digitalen Fahrtenbuch
Warum ist es wichtig, ein Fahrtenbuch zu führen?
Die Erfassung aller Fahrten ist von entscheidender Bedeutung, um den entsprechenden Anteil als Betriebsausgaben von der Einkommensteuer absetzen zu können. Ein handgeschriebenes Fahrtenbuch kann zwar bei Bedarf direkt den Steuerbehörden vorgelegt werden, doch besteht ein erhebliches Risiko, dass bestimmte Fahrten nicht berücksichtigt werden, was zu finanziellen Verlusten führen kann. Dies unterstreicht die Vorteile eines elektronischen und automatisierten Fahrtenbuchsystems, oftmals auch als digitales Fahrtenbuch bezeichnet.
Wann sollte ein Fahrtenbuch online geführt werden?
Wenn jemand das Privileg hat, einen Firmenwagen für private Zwecke zu nutzen, stellt dies einen steuerpflichtigen Vorteil dar. Aus diesem Grund werden elektronische Fahrtenbuchsysteme für Geschäftsfahrzeuge immer häufiger eingesetzt. Für die Erhebung dieser Steuer gibt es zwei Hauptmethoden. Ein Ansatz ist die Pauschalmethode, bei der 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zum Gehalt hinzugerechnet wird, was die Einkommensteuer erhöht. Allerdings ist diese Methode möglicherweise nicht für jeden die rentabelste. Wird der Geschäftswagen nur selten privat genutzt, kann sich ein digitales Fahrtenbuch finanziell mehr lohnen. Auch bei teureren Fahrzeugen oder bei der Nutzung eines Gebrauchtwagens stellt sich die Entscheidung für ein Fahrtenbuch oft als wirtschaftlicher heraus.
Welche Arten von Fahrtenbüchern werden vom Finanzamt anerkannt?
Egal ob digital oder traditionell, alle Fahrtenbücher müssen bestimmte Kriterien erfüllen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Eine digitale Fahrtenbuch-App sollte eine kontinuierliche Aufzeichnung ermöglichen und in einem endgültigen Format vorhanden sein. Außerdem sollte es zeitnah dokumentiert werden, kontinuierliche Einträge enthalten, unverfälscht bleiben und manipulationssicher sein. In diesem Zusammenhang sind Fahrtenbücher mit GPS besonders sinnvoll. Die Gewährleistung dieser Standards ist von entscheidender Bedeutung. Daher liegt die Verantwortung nicht nur bei den einzelnen Nutzer*innen, sondern auch bei denjenigen, die den Fuhrpark des Unternehmens verwalten.
Wie wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt geprüft?
Das Team der Steuerbehörde ist besonders gründlich und stellt sicher, dass Fehler oder Versäumnisse nicht unbemerkt bleiben. Sie achten streng auf eine vollständige Dokumentation, d. h., alle Umwege müssen klar aufgezeichnet und begründet werden. Möglicherweise vergleichen sie die Werkstattrechnungen mit den aufgezeichneten Kilometern und prüfen die Strecken zum Tanken. Wenn beispielsweise eine Fahrt zu einer Tankstelle an einem Tag vermerkt wird, an dem das Fahrzeug angeblich nicht in Gebrauch war, werden solche Diskrepanzen auffallen.
Wie soll ein automatisches Fahrtenbuch richtig geführt werden?
Das Führen einer automatischen Fahrtenbuch-App erfordert Präzision und Gründlichkeit. Die Aufzeichnung sollte vollständig sein und keine Lücken aufweisen. Es reicht nicht aus, nur die gefahrenen Kilometer zu notieren. Stattdessen sollte der Kilometerstand sowohl am Anfang als auch am Ende einer jeden Fahrt dokumentiert werden.
Was sollte in ein elektronisches Fahrtenbuch eingetragen werden?
Beim Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs für den Fuhrpark sind Sorgfalt und Ausführlichkeit gefragt. Zu den wichtigsten Angaben gehören das Datum, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, der Start- und Zielort sowie der Name. Außerdem muss unbedingt angegeben werden, ob die Fahrt zu geschäftlichen oder privaten Zwecken unternommen wurde.
Ist ein Fahrtenbuch Pflicht?
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist erforderlich, wenn ein Firmenwagen auch privat genutzt wird. Wird das Fahrzeug jedoch zu Beginn der Arbeit vom Firmenparkplatz abgeholt und am Ende des Tages wieder an denselben Ort zurückgebracht, ist das Führen eines Fahrtenbuchs nicht erforderlich.
Was spricht für ein elektronisches Fahrtenbuch?
Die manuelle Dokumentation jeder Fahrt in einem Fahrtenbuch kann anstrengend sein. Ein elektronisches Fahrtenbuch bietet eine bequeme Alternative, da es alle Fahrten und Routen automatisch aufzeichnet und somit bei Bedarf abgerufen werden kann. Die Kosten für ein elektronisches Fahrtenbuchsystem können sich angesichts der Effizienz, die es bietet, schnell auszahlen. Die Nutzung einer App vereinfacht nicht nur den Umgang mit dem Finanzamt, sondern spart auch viel Zeit und macht den gesamten Prozess weniger entmutigend.
Wie sieht es aus, wenn mehrere Geschäftswagen vorhanden sind?
Wenn Sie mehrere Firmenfahrzeuge besitzen, lohnt es sich, jedes mit einem elektronischen Fahrtenbuch auszustatten. Aus praktischen Gründen könnten Sie ein Auto für private Fahrten reservieren, was für Geschäftsinhaber*innen kein Problem darstellt. Denken Sie daran, dass das Fahrtenbuch jedes Fahrzeugs einzeln bewertet werden muss. Zu jedem elektronischen Gerät gehört ein eindeutiger Code zur einfachen Identifizierung, so dass Verwechslungen ausgeschlossen sind. Natürlich können Sie auch ein einzelnes Gerät mit sich führen und es an das Auto anschließen, das Sie gerade benutzen. Vereinfachen Sie Ihre Fahrtenbuchführung, indem Sie in ein elektronisches Fahrtenbuch wie das von Linqo investieren.
"Die Möglichkeit, die Fahrzeuge über ein Smartphone zu verfolgen und direkt über die App mit den FahrerInnen in Kontakt zu treten, ohne zusätzliche Programme nutzen zu müssen, erleichtert uns die Arbeit enorm."
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ADL Logistics GmbH
ADL's representatives.
"Die Zusammenarbeit mit dem Telematiksystem von Linqo hat unsere Betriebsabläufe optimiert und eine Kultur der Innovation innerhalb unseres Teams gefördert. Die Einfachheit der Plattform, ihre Flexibilität und ihr Vorausdenken im Hinblick auf zukünftige logistische Herausforderungen haben unseren Erfolg beschleunigt."
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Buskow Logistik GmbH
Buskow Logistik GmbH representatives
"Linqo hilft mir beim Überblick über die Flotte, bei der Wartungsplanung und bei der einfachen und effizienten Dokumentation für die Kunden. Das passt einfach gut zusammen und funktioniert."
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D&M Kfz-Meisterbetrieb GmbH Geschäftsführer
Serkan Kabak
"Dabei sind wir von Anfang an neue Wege gegangen und haben mit Linqo einen zuverlässigen, schnellen und unkomplizierten Partner gefunden, der genau wie wir nicht nur mit- sondern auch weiterdenkt."
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FLEETLINK
Geschäftsführer Daniel Heinz
"In der Linqo-App ist wirklich alles drin, was man braucht. Jeder gefahrene Kilometer, für jedes Fahrzeug, wann es eingeschaltet wurde und wann wieder aus. Das ist super."
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UNLIMITED Compact GmbH & Co. KG
Operations Manager Burak Pinarbasi
Intelligenter arbeiten mit Linqo
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