Im EU-Straßengüterverkehr bedeutet die Entsendung von Kraftfahrern, dass ein Unternehmen seine Fahrer vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat entsendet, in dem besondere Lohnregelungen und Meldepflichten gelten. Seit Februar 2022 sorgen das EU-Mobilitätspaket und die Richtlinie (EU) 2020/1057 für einheitliche Entsendevorschriften, einschließlich einer verpflichtenden digitalen Meldung über das Binnenmarkt-Informationssystem (IMI). Auf dieser Seite wird erläutert, wann die Entsendevorschriften gelten, wie die IMI-Meldung zu erfolgen hat und welche Unterlagen erforderlich sind. Außerdem erfahren Transportunternehmen, wie sie hohe Bußgelder und Auseinandersetzungen mit den Kontrollbehörden vermeiden.
Wann gilt ein Fahrer als entsandt?
Nicht jede grenzüberschreitende Fahrt gilt automatisch als Entsendung. Um die Vorschriften zur Entsendung von Kraftfahrern zu erfüllen, müssen Unternehmen klar zwischen Tätigkeiten unterscheiden, die eine IMI-Meldung erfordern, und solchen, die nach dem EU-Mobilitätspaket davon ausgenommen sind.
Tätigkeiten, die eine Entsendemeldung erfordern
- Kabotage. Beförderungen, die nach Abschluss einer internationalen Lieferung vollständig innerhalb des Aufnahmemitgliedstaats durchgeführt werden. Diese Transportdienstleistungen gelten stets als Entsendung, da der Fahrer seine Tätigkeit nach den gesetzlichen und lohnrechtlichen Bestimmungen des Aufnahmemitgliedsstaats ausübt.
- Dreiländerverkehr. Beförderungen zwischen zwei ausländischen Staaten, von denen keiner der Niederlassungsmitgliedstaat des Unternehmens ist. Auch diese Tätigkeiten gelten als Entsendung und erfordern somit die Einhaltung der Vorschriften zur Entsendung von Kraftfahrern sowie eine IMI-Meldung.
Tätigkeiten, die keine Entsendemeldung erfordern
- Bilaterale Beförderungen. Fahrten vom Niederlassungsmitgliedstaat in einen anderen EU-Mitgliedstaat und umgekehrt. Diese Dienstleistungen erfordern keine Entsendemeldung, solange im Aufnahmemitgliedstaat keine zusätzlichen Be- oder Entladungen erfolgen.
- Transitfahrten. Das bloße Durchfahren eines Mitgliedstaates ohne die Erbringung von Transportdienstleistungen in diesem Staat. Transitfahrten gelten nicht als Entsendung, da im Transitstaat keine Dienstleistungen erbracht werden.
Das Verständnis dieser Kategorien ist für die korrekte Einhaltung der Vorschriften unerlässlich: Nur im Falle einer Entsendung müssen Unternehmen eine IMI-Meldung übermitteln und alle im Rahmen des EU-Mobilitätspakets festgelegten Verpflichtungen erfüllen.
Meldepflichten für Transportunternehmen
Unternehmen sind verpflichtet, eine Entsendemeldung über das IMI-Portal abzugeben, sobald eine Transportdienstleistung unter die Entsendevorschriften fällt – insbesondere bei Kabotagefahrten oder nicht-bilateralen grenzüberschreitenden Beförderungen. In diesen Fällen gelten sämtliche Anforderungen der Vorschriften zur Entsendung von Kraftfahrern nach dem EU-Mobilitätspaket.
Erforderliche Angaben in der Meldung
Das IMI-Formular muss folgende Angaben enthalten: Unternehmensdaten, Identität des Fahrers, Führerscheinnummer, amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs, Beginn und Ende der Entsendung sowie die Art des Transports. Jede Meldung bezieht sich stets auf einen Fahrer und ein Land.
Fristen und häufige Fehler
Die Meldung muss vor Beginn der Entsendung übermittelt werden. Häufige Fehler sind unvollständige Angaben, falsche Länderauswahl, abgelaufene Meldungen oder bilaterale Beförderungen, die fälschlicherweise als Entsendung klassifiziert werden. Solche Fehler können zu Bußgeldern und Verzögerungen bei Kontrollen führen.
Die IMI-Meldung: Das müssen Sie wissen
Entsendemeldungen müssen stets vor Beginn des Transports abgegeben werden. Unternehmen müssen dafür die digitale öffentliche Schnittstelle IMI (Internal Market Information System) nutzen; Papierformulare oder frühere nationale Meldeportale sind gemäß dem EU-Mobilitätspaket nicht mehr zulässig. Jede IMI-Meldung gilt jeweils für einen Fahrer und einen Aufnahmemitgliedstaat, sodass bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten je nach Route mehrere Meldungen erforderlich sein können. Die eingereichte Entsendemeldung ist sechs Monate gültig. Dauert die Entsendung länger an, muss eine neue Meldung eingereicht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Meldungen vollständig und fristgerecht übermittelt werden. So vermeiden Sie Bußgelder bei Straßenkontrollen oder Betriebsprüfungen.
Mindestlohnregelungen im Entsendeland
Bei einer Entsendung muss der Fahrer mindestens den gesetzlichen Mindestlohn des Aufnahmemitgliedstaates erhalten. Diese Vorgaben variieren innerhalb der EU. Bei der Entsendung von Fahrern müssen Transportunternehmen daher die jeweiligen nationalen Regeln beachten. In Deutschland gilt beispielsweise der Mindestlohn nach MiLoG für alle auf dem Bundesgebiet erbrachten Dienstleistungen. In Frankreich hingegen sind die nationalen Lohntabellen der Transportbranche einschließlich spezifischer Zulagen einzuhalten. Österreich wendet das LSDB-Gesetz (Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz) an, das branchenbezogene Lohngruppen festgelegt, die bei Entsendungen zu berücksichtigen sind. Nur wer die Mindestlohnregelungen der einzelnen Länder kennt, kann alle Vorgaben des EU-Mobilitätspakets erfüllen.
Pflichten des Fahrers unterwegs
Während einer Entsendung müssen Fahrer bestimmte Unterlagen mitführen, damit Straßenkontrollen reibungslos ablaufen. Diese Dokumente können in digitaler oder Papierform vorgelegt werden und müssen jederzeit verfügbar sein. Zu den erforderlichen Dokumenten gehören:
- Kopie der IMI-Entsendemeldung. Dieser Nachweis belegt, dass die Entsendemeldung vor Fahrtbeginn abgegeben wurde.
- Beförderungsnachweis, z. B. ein e-CMR. Dieses Dokument bestätigt, dass die Fahrt als Entsendung einzustufen ist (z. B. Kabotagefahrten oder nicht-bilaterale grenzüberschreitende Beförderungen).
- Fahrtenschreiberdaten. Diese Daten sind für die Kontrolle von Grenzübertritten und Lenk- und Ruhezeiten sowie für die Überprüfung des Entsendezeitraums von zentraler Bedeutung.
Mit diesen Unterlagen lassen sich Verzögerungen und Bußgelder bei Kontrollen nach dem EU-Mobilitätspaket vermeiden.
Kontrollen und mögliche Sanktionen
Straßenkontrollen und Betriebsprüfungen spielen eine zentrale Rolle bei der Durchsetzung der Entsendevorschriften. Die Behörden prüfen IMI-Meldungen, Fahrtenschreiberdaten und Beförderungspapiere sowie die Einhaltung der Mindestlohnregelungen. Bei Unregelmäßigkeiten variieren die Bußgelder je nach Land erheblich: Deutschland, Frankreich und Österreich verhängen besonders hohe Strafen bei fehlenden oder fehlerhaften IMI-Meldungen, Unterbezahlung oder unvollständiger Dokumentation.
Zu den häufigsten Verstößen zählen die nicht fristgerechte Übermittlung von IMI-Meldungen, die falsche Einstufung einer Fahrt als von der Meldepflicht ausgenommen oder das Nichtvorlegen von Zahlungsnachweisen nach der Entsendung. Durch eine lückenlose Dokumentation und die korrekte Umsetzung der Entsendevorschriften können Unternehmen kostspielige Sanktionen und Betriebsverzögerungen vermeiden.
Entsendung von Fahrern im Rahmen des EU-Mobilitätspakets
Mit dem EU-Mobilitätspaket wurden die Vorschriften für die Entsendung von Fahrern sowie für grenzüberschreitende Beförderungen EU-weit vereinheitlicht. Ziel des Pakets ist es, faire Arbeitsbedingungen, transparenten Wettbewerb und eine einheitliche Durchsetzung der Vorschriften in allen EU-Mitgliedstaaten zu gewährleisten. So muss für Entsendemeldungen das IMI-System genutzt werden. Darüber hinaus werden Kabotagefahrten und nicht-bilaterale grenzüberschreitende Beförderungen genauer definiert, und es gelten die Mindestlohnregelungen des Aufnahmemitgliedstaats.
Das Paket erlegt den Unternehmen zusätzliche Pflichten auf: Sie müssen Transportdienstleistungen korrekt einstufen, IMI-Meldungen vor Fahrtantritt übermitteln, eine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung führen und während oder nach der Entsendung die erforderlichen Unterlagen vorlegen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass Transportunternehmen in der EU unter fairen und wettbewerbsorientierten Bedingungen arbeiten und gleichzeitig der Schutz der Fahrer gestärkt wird.
Fazit
Die Einhaltung der Entsendevorschriften ist entscheidend, um hohe Bußgelder und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Das EU-Mobilitätspaket verlangt eine ordnungsgemäße Dokumentation, fristgerechte IMI-Meldungen und eine klare Einstufung der Transportdienstleistungen. Um den Aufwand zu reduzieren, sollten Transportunternehmen digitale Lösungen einsetzen, die Papier sparen, Meldungen automatisieren und einen sicheren Datenaustausch mit den Behörden ermöglichen.
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