Ganz gleich, ob Sie einen Firmenwagen oder Ihr privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten nutzen – wenn Sie verstehen, wie Sie Tankquittungen effektiv verwalten und absetzen, können Sie erhebliche Steuerersparnisse erzielen. Vor allem bei der Abrechnung von Fahrtkosten sind detaillierte Tankbelege wichtig.
Besonders wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen dem Weg zur Arbeit und echten Dienstreisen, da diese steuerlich unterschiedlich behandelt werden.
Viele Arbeitnehmer*innen fragen sich: Kann ich meine Tankkosten in der Steuererklärung absetzen? Die Antwort hängt stark von der Genauigkeit Ihrer Belege, der Art Ihrer Fahrten und der jeweiligen Nutzung des Fahrzeugs ab.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Tankkosten effizient erfassen und absetzen können, um maximale Steuervorteile zu erzielen. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre Tankquittungen verwalten, unter welchen Umständen Sie diese Ausgaben absetzen können, und geben Ihnen praktische Tipps, um Ihre Steuererklärung zu optimieren.
Tatsächliche Fahrtkosten oder Entfernungspauschale
Für die Abrechnung von KFZ-Kosten haben Steuerzahler*innen zwei Möglichkeiten. Welche Option besser ist, hängt vom Fahrzeug, den Kosten und der jährlichen Fahrleistung ab.
Die Pauschalen (Kilometerpauschale)
Die Pauschalmethode vereinfacht die Steuererklärung deutlich, da keine einzelnen Tankbelege gesammelt werden müssen.
- Dienstreisen. Nutzen Sie Ihr Privatfahrzeug für geschäftliche Termine, können Sie 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen.
- Weg zur Arbeit (Entfernungspauschale/Pendlerpauschale). Hier gilt eine gestaffelte Regelung:
- 30 Cent für die ersten 20 Kilometer
- 38 Cent ab dem 21. Kilometer (jeweils einfache Strecke)
Diese Pauschalen gelten unabhängig davon, ob es sich um ein Fahrzeug mit Verbrennungsmotor oder ein Elektrofahrzeug handelt. Die gesetzlichen Grundlagen hierzu finden sich im Einkommensteuergesetz.
Tatsächliche Kosten (Einzelnachweis)
Bei dieser Methode wird ein individueller Kilometersatz auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten berechnet. Dafür werden alle jährlichen Kosten addiert:
- Kraftstoff bzw. Stromkosten (bei Elektrofahrzeugen)
- Versicherung und KFZ-Steuer
- Wartung, Reparaturen und TÜV
- Abschreibung (AfA)
- Garage oder Stellplatz
Gerade bei Elektrofahrzeugen ist zu beachten, dass die Stromkosten häufig niedriger sind als klassische Kraftstoffkosten. Gleichzeitig können jedoch andere Faktoren wie Anschaffungspreis oder Abschreibung eine größere Rolle spielen.
Die Gesamtkosten werden durch die jährlich gefahrenen Kilometer geteilt, um den individuellen Kilometersatz zu ermitteln.
Wann lohnt sich welche Methode?
- Pauschale. Ideal für ältere, bereits abgeschriebene Fahrzeuge mit geringem Verbrauch oder wenn Sie den administrativen Aufwand gering halten möchten.
- Tatsächliche Kosten. Besonders vorteilhaft bei neuen, teuren Fahrzeugen, Leasingfahrzeugen oder Fahrzeugen mit hohen laufenden Kosten. Dies gilt sowohl für Verbrenner als auch für Elektrofahrzeuge. In solchen Fällen liegt der tatsächliche Kilometersatz oft über den pauschalen 30 Cent.
Vergleich der Methoden
| Merkmal |
Pauschale |
Tatsächliche Kosten |
| Aufwand |
Gering (nur Kilometer notieren) |
Hoch (alle Belege sammeln + Fahrtenbuch) |
| Geeignet für |
ältere PKW, wenig Aufwand |
Neuwagen, teure Leasingfahrzeuge |
| Belege |
Nicht nötig (außer Nachweis der Fahrt) |
Zwingend erforderlich (Tankquittungen usw.) |
Tankquittungen aufbewahren
Nutzen Sie Ihr privates Auto für geschäftliche Fahrten, ist die Aufbewahrung von Tankbelegen unerlässlich, um größtmögliche Steuerersparnisse zu erzielen. Besonders wenn Sie sich in Ihrer Steuererklärung für die Methode der tatsächlichen Kosten entscheiden, müssen Sie alle entsprechenden Belege sammeln.
Mit dieser Methode können Sie neben anderen fahrzeugbezogenen Ausgaben auch den exakten Betrag für Kraftstoff oder Strom geltend machen. Die Belege dienen dabei als wichtiger Nachweis gegenüber dem Finanzamt sowie für mögliche Erstattungen durch den Arbeitgeber.
Achtung: Tankbelege werden häufig auf Thermopapier gedruckt und verblassen oft bereits nach wenigen Monaten. Dadurch können sie unleserlich werden und werden vom Finanzamt möglicherweise nicht mehr akzeptiert.
Unsere Empfehlung: Digitalisieren Sie jeden Beleg sofort, beispielsweise indem Sie ihn scannen oder abfotografieren. Digitale Kopien werden vom Finanzamt akzeptiert, sofern sie den GoBD-Richtlinien entsprechen und vollständig sowie nachvollziehbar gespeichert werden.
Wie Sie Tankkosten von der Steuer absetzen können
Um Tankkosten oder den individuellen Kilometersatz steuerlich geltend zu machen, ist ein Fahrtenbuch in vielen Fällen unumgänglich. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten nutzen oder bei Firmenwagen die pauschale 1-Prozent-Regelung vermeiden möchten.
Voraussetzung ist eine lückenlose Dokumentation aller Fahrten mit Angaben zu Datum, Strecke und Zweck. Nur so kann der geschäftliche Anteil korrekt ermittelt und steuerlich berücksichtigt werden.
Viele greifen hierfür zu Excel-Tabellen. Vorsicht: Solche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt in der Regel nicht anerkannt, da sie nachträglich veränderbar sind. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss revisionssicher sein und den Anforderungen der GoBD entsprechen.
Hier kommt das elektronische Fahrtenbuch von LINQO ins Spiel. Mit der Journey Tracks App wird die gesamte Dokumentation automatisiert und rechtssicher abgebildet.
Die Vorteile der LINQO Journey Tracks App:
- Entspricht den Vorgaben des Finanzamts. Die Lösung erfüllt die Anforderungen an die Revisionssicherheit gemäß GoBD. Änderungen werden transparent protokolliert.
- Automatische Erfassung. Fahrten werden per GPS erfasst – manuelle Eingaben und vergessene Einträge gehören der Vergangenheit an.
- Einfache Kategorisierung. Mit einem Wisch auf dem Smartphone lassen sich Fahrten als „privat“ oder „geschäftlich“ kennzeichnen.
- Verwaltung von Belegen. Tankbelege können direkt digital erfasst und gespeichert werden, wodurch alle Nachweise zentral verfügbar sind.
Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert nicht nur die Dokumentation, sondern sorgt auch für maximale Transparenz und Genauigkeit. Dadurch reduzieren Sie den administrativen Aufwand, vermeiden Fehler und sind bei einer möglichen Steuerprüfung auf der sicheren Seite.
Die Nutzung einer Lösung wie LINQO hilft somit nicht nur bei der Verwaltung der Fahrzeugnutzung, sondern stellt auch sicher, dass alle steuerlichen Anforderungen zuverlässig eingehalten werden.
Häufige Fragen zum Absetzen von Tankkosten
Kann ich Tankbelege absetzen, wenn ich die Kilometerpauschale nutze?
Nein. Mit der Kilometerpauschale (30 Cent pro Kilometer) sind alle fahrzeugbezogenen Kosten bereits abgegolten, einschließlich Kraftstoff, Wartung und Versicherung. Zusätzliche Tankbelege können in diesem Fall nicht geltend gemacht werden.
Muss ich Original-Tankbelege aufbewahren?
Wenn Sie die tatsächlichen Kosten absetzen, sollten Sie alle Belege sorgfältig aufbewahren. Da Tankquittungen oft auf Thermopapier gedruckt werden und schnell verblassen, empfiehlt es sich, diese sofort zu digitalisieren. Digitale Kopien werden vom Finanzamt anerkannt, sofern sie den GoBD-Anforderungen entsprechen.
Gelten für Elektroautos andere Regeln?
Teilweise. Die Kilometerpauschalen gelten unabhängig vom Antrieb und sind für Elektroautos identisch. Bei der Berechnung der tatsächlichen Kosten können Sie jedoch statt Kraftstoff die Stromkosten ansetzen. Für Firmenwagen gelten zusätzlich steuerliche Vorteile: Elektrofahrzeuge und bestimmte Plug-in-Hybride werden oft günstiger versteuert (0,25 % oder 0,5 % statt der klassischen 1-Prozent-Regelung).
