Tageskontrollblatt richtig ausfüllen: Anleitung für Fahrer und Unternehmer

Ein Tageskontrollblatt ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument zur Erfassung von Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Pausen für Fahrzeuge ohne digitalen Fahrtenschreiber. Es gewährleistet die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften und muss von Fahrern bestimmter leichter Nutzfahrzeuge und kleiner Lkw ausgefüllt werden. Unternehmen und Fahrer nutzen das Tageskontrollblatt, um bei Straßenkontrollen die Einhaltung ihrer Pflichten nachzuweisen und Bußgelder zu vermeiden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Wer muss ein Tageskontrollblatt ausfüllen?

Ein Tageskontrollblatt ist erforderlich, wenn ein Nutzfahrzeug ohne digitalen Fahrtenschreiber betrieben wird. Fahrer und Unternehmen müssen das Tageskontrollblatt in folgenden Fällen ausfüllen:

1. Fahrer von leichten Nutzfahrzeugen. Bei Fahrten mit Kleintransportern und Lieferwagen mit einem Gewicht zwischen 2,8 t und 3,5 t, die für den gewerblichen Transport eingesetzt werden, ist ein Tageskontrollblatt zu führen, sofern kein Tachograph verbaut ist.
2. Fahrer kleiner Lkw ohne Fahrtenschreiber. Bei älteren oder ausgenommenen Fahrzeugen über 3,5 t ohne digitalen Fahrtenschreiber sind die Lenk- und Arbeitszeiten auf Tageskontrollblättern zu protokollieren.
3. Fahrer, die zwischen verschiedenen Fahrzeugen wechseln. Wer innerhalb eines Tages mehrere Fahrzeuge fährt, die nur teilweise mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet sind, muss mithilfe von Tageskontrollblättern eine lückenlose Dokumentation sicherstellen.
4. Unternehmen mit gemischten oder gelegentlichen Transportdienstleistungen. Betriebe mit Kleintransportern oder gemischten Flotten in den Bereichen Lieferung, Logistik, Bau oder Transportdienste müssen dafür sorgen, dass Fahrer ein Tageskontrollblatt ausfüllen, wenn ihre Fahrzeuge keinen Fahrtenschreiber haben.

Das Ausfüllen des Blattes ist eine gesetzliche Pflicht, die eine rechtskonforme Dokumentation bei Straßenkontrollen gewährleistet.

Tageskontrollblatt: Aufbau und einzelne Bereiche

Ein Tageskontrollblatt besteht aus mehreren Bereichen, die von den Fahrern vollständig und leserlich auszufüllen sind. Dazu gehören:

• Fahrerdaten. Angaben wie der Name des Fahrers, dessen Führerscheinnummer sowie Unternehmensdaten ermöglichen die Identifizierung der Person, die das Tageskontrollblatt ausgefüllt hat.
• Fahrzeugdaten. Die Angabe des amtlichen Kennzeichens und des Fahrzeugtyps ist besonders wichtig bei Fahrzeugwechseln.
• Start- und Endzeit. Es sind der Beginn und das Ende des Arbeitstages sowie die insgesamt gefahrenen Kilometer einzutragen.
• Lenkzeiten. Die tatsächliche Fahrzeit muss genau festgehalten werden.
• Pausen und Ruhezeiten. Gesetzlich vorgeschriebene Pausen und tägliche Ruhezeiten müssen dokumentiert werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu belegen.
• Sonstige Arbeitszeiten. Zeiten für Be- und Entladung, Büro- oder Wartungsarbeiten müssen vermerkt werden.
• Bereitschaftszeiten. Gemeint sind Zeiten, in denen der Fahrer auf Aufträge oder Ladezeitfenster wartet.

Jeder dieser Bereiche stellt sicher, dass das Tageskontrollblatt den täglichen Arbeitsablauf der Fahrer lückenlos dokumentiert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen

Ein Tageskontrollblatt ist bei Kontrollen nur dann hilfreich, wenn es vollständig und lückenlos ausgefüllt ist. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie das Tageskontrollblatt korrekt ausfüllen und Lücken vermeiden, die zu Bußgeldern führen können.

1. Starten Sie jeden Tag mit einem neuen Tageskontrollblatt. Verwenden Sie ein Tageskontrollblatt pro Kalendertag und Fahrer. Es ist gesetzlich festgelegt, dass niemals zwei Tage auf einem Formular zusammengefasst werden dürfen. Dies ist die Grundlage für eine ordnungsgemäße Dokumentation.
2. Füllen Sie zuerst die Kopfzeile aus. Tragen Sie oben die folgenden Informationen ein: das Datum, den Namen des Fahrers und des Unternehmens sowie das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs. So ist eindeutig dokumentiert, von wem das Tageskontrollblatt ausgefüllt wurde und auf welches Fahrzeug es sich bezieht.
3. Notieren Sie die Startzeit und den Kilometerstand. Vermerken Sie zu Beginn der Schicht die Startzeit und den Start-Kilometerstand. Dies ermöglicht bei späteren Kontrollen einen Vergleich der gefahrenen Gesamtstrecke mit der Arbeitszeit.
4. Dokumentieren Sie alle Tätigkeiten in chronologischer Reihenfolge. Ordnen Sie die einzelnen Tätigkeiten des Tages einer der folgenden Hauptkategorien zu: Lenkzeiten, sonstige Arbeitszeiten (Be- und Entladezeiten oder Büroarbeiten), Bereitschaftszeiten, Pausen und Ruhezeiten. Jeder Tätigkeitswechsel muss mit einer genauen Startzeit erfasst werden.
5. Erfassen Sie Pausen und Ruhezeiten präzise. Tragen Sie die Start- und Endzeiten der einzelnen Pausen und der täglichen Ruhezeiten ein. So können Sie die Einhaltung der gesetzlichen Ruhevorschriften nachweisen und Probleme bei Kontrollen vermeiden. Auch kurze Pausen sollten einzeln aufgeführt und nicht pauschal zusammengefasst werden.
6. Vermerken Sie Fahrzeugwechsel klar und eindeutig. Wenn Sie im Laufe des Tages das Fahrzeug wechseln, notieren Sie den genauen Zeitpunkt des Fahrzeugwechsels und fügen Sie das amtliche Kennzeichen des neuen Fahrzeugs hinzu. Sämtliche Lenk- und Arbeitszeiten müssen trotzdem auf einem einzigen Tageskontrollblatt erfasst werden, damit keine Lücken in der Dokumentation entstehen.
7. Geben Sie zum Schluss die Endzeit und den End-Kilometerstand an. Tragen Sie am Ende der Schicht die Endzeit, den End-Kilometerstand und die insgesamt gefahrenen Kilometer ein. Unterschreiben Sie anschließend das Tageskontrollblatt, um zu bestätigen, dass die Angaben vollständig und korrekt sind.
8. Vermeiden Sie häufige Fehler. Lassen Sie keine Zeilen leer, ergänzen Sie Tage nicht im Nachhinein aus dem Gedächtnis und vermeiden Sie unleserliche Handschrift. Korrekturen müssen klar dokumentiert werden und nachvollziehbar sein. Wenn Sie Ihr Tageskontrollblatt wie beschrieben ausfüllen, erfüllen Sie Ihre gesetzliche Verpflichtung und verringern das Risiko von Bußgeldern bei Kontrollen erheblich.

Beispiel eines korrekt ausgefüllten Tageskontrollblatts

Ein ordnungsgemäß ausgefülltes Tageskontrollblatt dokumentiert den gesamten Arbeitstag eines Fahrers ohne Lücken. Ein Beispiel: Ein Auslieferungsfahrer nimmt um 07:15 Uhr seine Arbeit auf. Er trägt den Start-Kilometerstand ein, dokumentiert zwei Fahrabschnitte, vermerkt Ladevorgänge und listet sämtliche Pausen mit genauer Uhrzeit auf. Es folgt eine deutlich gekennzeichnete Mittagspause, anschließend ein letzter Fahrabschnitt und um 16:45 Uhr das Ende der Schicht mit Angabe des End-Kilometerstands.

Alle Tätigkeiten sind in chronologischer Reihenfolge aufgeführt, die einzelnen Felder sind gut lesbar und das Tageskontrollblatt ist unterschrieben. Diese Detailgenauigkeit sorgt dafür, dass das Dokument bei Kontrollen akzeptiert wird. In den offiziellen Richtlinien finden Sie eine Mustervorlage für ein Tageskontrollblatt zum Herunterladen.

Digitale Alternativen 

Digitale Tageskontrollblätter sind zulässig, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen an Genauigkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit bei Kontrollen erfüllen. Moderne Telematik-Apps erfassen Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten automatisch. Dadurch werden manuelle Fehler reduziert und sowohl Fahrer als auch Flottenmanager sparen Zeit. Digitale Dokumente sind einfacher zu archivieren und verhindern den Verlust von Papierformularen. Zudem sorgen sie für einen schnellen Zugriff, wenn Behörden einen Nachweis über die Einhaltung der Vorschriften verlangen.

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